Migrar arquivos de um servidor local para o SharePoint oferece várias vantagens para empresas, especialmente no que se refere à colaboração, segurança e gerenciamento de dados. Aqui estão algumas das principais vantagens dessa migração:
1. Acesso Remoto e Mobilidade
Acessibilidade de qualquer lugar: O SharePoint permite que os usuários acessem documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que tenham uma conexão com a internet. Isso facilita o trabalho remoto, a colaboração entre equipes geograficamente distribuídas e o acesso em dispositivos móveis.
Integração com o Office 365: O SharePoint se integra perfeitamente com o Microsoft Office 365, permitindo o uso de ferramentas como Word, Excel, Teams, entre outros, diretamente no ambiente do SharePoint.
2. Segurança Aprimorada
Controle de acesso e permissões: O SharePoint oferece uma gestão avançada de permissões, permitindo definir quem pode visualizar, editar e compartilhar documentos. Isso garante que as informações sensíveis sejam acessadas apenas por quem tem permissão.
Criptografia e backups automáticos: O SharePoint inclui criptografia de dados em trânsito e em repouso, além de backups regulares realizados automaticamente, proporcionando maior segurança contra perda de dados.
Conformidade e regulamentação: Para empresas que precisam atender a regulamentações específicas (como LGPD, GDPR, etc.), o SharePoint tem ferramentas para garantir conformidade com as normas de privacidade e segurança de dados.
3. Colaboração Eficiente
Trabalho em equipe em tempo real: O SharePoint facilita a colaboração entre equipes em tempo real. Vários usuários podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, evitando a troca constante de versões e melhorando a produtividade.
Comentários e revisões: Permite a realização de comentários diretamente nos documentos, além da funcionalidade de controle de versões, onde é possível visualizar e reverter alterações anteriores.
Integração com Microsoft Teams: O SharePoint é integrado ao Microsoft Teams, o que facilita ainda mais a comunicação e a troca de arquivos dentro de uma única plataforma.
4. Armazenamento Escalável e Redução de Custos
Escalabilidade: Ao migrar para o SharePoint, a empresa pode expandir seu armazenamento conforme necessário, sem a necessidade de investir em hardware adicional, como servidores locais.
Custos reduzidos: A migração elimina a necessidade de manutenção de servidores físicos locais e infraestruturas de TI dedicadas, resultando em uma redução significativa de custos operacionais e de manutenção.
5. Gestão de Documentos e Processos
Organização e categorização de documentos: O SharePoint oferece recursos avançados de organização, como bibliotecas de documentos, metadados e tags, permitindo uma estrutura de pastas mais eficiente e fácil de navegar.
Fluxos de trabalho automatizados: Com o Power Automate (anteriormente Microsoft Flow), é possível criar fluxos de trabalho automatizados para aprovações, revisões e outros processos, aumentando a eficiência e reduzindo o erro humano.
6. Pesquisa e Recuperação de Dados
Pesquisa avançada: O SharePoint tem uma poderosa ferramenta de pesquisa que permite localizar documentos rapidamente por meio de palavras-chave, metadados ou até mesmo conteúdo dentro de arquivos.
Indexação de conteúdo: Ele indexa automaticamente os arquivos, o que facilita a recuperação de informações de maneira mais rápida e eficaz.
7. Redução de Dependência de Infraestrutura Local
Menos dependência de servidores locais: Com o SharePoint, não há a necessidade de depender de servidores físicos locais, o que significa menos trabalho de manutenção, atualizações e gerenciamento de hardware.
Alta disponibilidade: O SharePoint, como parte do Microsoft 365, é uma plataforma baseada na nuvem, garantindo alta disponibilidade e confiabilidade, com infraestrutura redundante para prevenir falhas de serviço.
8. Facilidade na Atualização e Manutenção
Atualizações automáticas: O SharePoint é atualizado automaticamente pela Microsoft, garantindo que a empresa esteja sempre utilizando a versão mais recente com melhorias de segurança e funcionalidades sem a necessidade de intervenção manual.
Suporte técnico especializado: A migração para a nuvem também significa ter acesso ao suporte especializado da Microsoft para resolver eventuais problemas de forma rápida.
9. Maior Conformidade com Políticas Empresariais
Auditoria e relatórios: O SharePoint oferece recursos robustos de auditoria e relatórios, permitindo rastrear quem acessou ou editou documentos, o que é essencial para manter o controle sobre as informações corporativas.
Retenção e descarte de documentos: É possível configurar políticas de retenção de documentos para garantir que os arquivos sejam mantidos conforme necessário e descartados após o período estipulado, atendendo às necessidades de conformidade.
10. Integração com Outras Ferramentas
Integração com outras ferramentas de colaboração: Além do Microsoft Teams, o SharePoint pode ser integrado com várias outras ferramentas e serviços, tanto internos quanto de terceiros, como ferramentas de CRM, ERP e outras soluções de produtividade.
Essas vantagens fazem do SharePoint uma solução poderosa para empresas que buscam melhorar a colaboração, a segurança e a eficiência no gerenciamento de documentos e dados.
Vamos migrar para o Sharepoint?
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